BLOGI

Tieto ei kulje! Palaverit ovat pitkiä! Ihmiset eivät puhu palavereissa! Kaikki eivät saa tasapuolisesti tietoa! Nämä ovat tyypillisiä ”syytöksiä” joita työyhteisöviestinnän workshopeissa kuulen säännöllisesti. Työyhteisöviestinnän tulee toimia, jotta työn tekeminen on sujuvaa. Kun viestintä koetaan avoimeksi ja rakentavaksi, ilmapiiristä tulee myönteisempi ja ihmiset voivat luottaa toisiinsa.

Perinteisissä toimistoissa on monta estettä vuorovaikutukselle. Ihan käytännön esteenä voivat olla seinät. Seinän läpi on hankala puhua. Tämä oivallettiin 1970-1980 -luvuilla, jolloin päätettiin kaataa seinät ja tehdä ns. avokonttoreita eli maisemakonttoreita. Kaikki työntekijät toimivat samassa tilassa ja vuorovaikutukselle on vähemmän esteitä. Tämä edistää hyvää vuorovaikutusta toisinaan, mutta välillä on myös erityistä keskittymistä vaativaa työtä, jolloin avokonttori koetaan hälyiseksi ja stressaavaksi työympäristöksi.

2000 -luvulla avokonttoria alettiin jalostaa ja tilalle tuli monitilatoimisto. Monitilatoimisto ei ole avokonttori, vaan siellä on useita työnteon tiloja, joissa työn tavoite määrittää tilan tarkoituksen. Esim. hiljaisen työn tilassa todella keskitytään hiljaa työn tekemiseen. Vuorovaikutustilassa voi vapaasti puhua, mutta siellä voi myös tehdä keskittymistä vaativaa työtä, jos ei häiriinny toisten puheesta. Kokoontumistiloissa tavataan suunnitellusti ja tietyn joukon kesken. Vapaassa tilassa voi rentoutua, keskustella vapaasti ja nauttia vaikka kahvia.

Monitilatoimisto antaa mahdollisuuden koko henkilökunnalle olla kaikissa toimiston tiloissa. Työnteon reviiri kasvaa. Se antaa mahdollisuuden kohdata toisia työntekijöitä spontaanimmin. Mitä seurauksia yleensä monitilaan siirtymisellä on työpaikan viestintään? Yleensä palaverien määrä vähenee, vuorovaikutus lisääntyy, asioita sovitaan nopeammassa tempossa ja pääosin ihmiset viihtyvät. Vaikka uuteen siirtymistä usein vastustetaan, kuitenkin harva haluaisi siirtyä takaisin perinteiseen toimistoon.

Siirtyminen monitilatoimistoon on psyykeen kannalta oppimistilanne. Oppiminen vaatii aina keskittymistä ja energiaa. Tutusta vieraampaan siirtyminen aiheuttaa myönteisen (tai joskus kielteisen) aivomyrskyn, jossa tapahtuu uudenlaisen ajattelun kehittymistä. Tästä syystä uuteen toimistoon asettuminen vaatii oman aikansa ja vaivansa, mutta varmaa on, että jokainen oppii paljon uutta. Kun vuorovaikutus muuttuu ja pääsee toteuttamaan työtään uudenlaisessa ympäristössä, tapahtuu luovia ratkaisuja ja syntyy uutta. Monitilatoimisto on mahdollisuus – ja  yleensä myönteinen sellainen.

Viestinvalmentaja, Perttu Laaksonen, Puhe Production Oy